Business İngilizcesi - Etkili e-posta yazmak için 15 ipucu

Önde gelen bir online İngilizce konuşma kursu olarak, İngilizce yeterliliğine ulaşmak için her gün etkili ipuçları ve püf noktaları talep ediyoruz. Bu hem yazılı hem de sözlü İngilizce akıcılığı için geçerlidir.

Birçok çalışan profesyonel kurslarımıza kaydolur ve online İngilizce konuşan öğretmenlerimizle İngilizce konuşma pratiği yapar. Akıllıca yapılandırılmış bir dizi ders ve ödevle, sözlü İngilizce öğretmenlerimiz öğrencilerimizi akıcılığa doğru yönlendirmek için konuşma dersleri kullanır. Yazılı ödevler, İngilizce grameri, İngilizce kelime haznesi ve yazı stillerini kontrol etmek için kullanılır.

Öğrenicilerimizin çoğu arasında tekrar eden bir tema, iş yerinde iyi e-posta görgü kuralları söz konusu olduğunda netlik eksikliğidir. Bugünün sosyal çağında, sohbetlerimiz dürtüsel ve son derece spontane. Resmi ve gayri resmi yanıt arasındaki ince çizgi bulanıklaşıyor.

Çok sayıda "aşırı paylaşım" nedeniyle çoğu kişinin, onlara harika bir e-posta yanıtının ne anlama geldiğini sorduğumuzda kafası karışıyor. Bugün, iş yerinde etkili iletişim için birkaç e-posta temelini paylaşıyoruz.

1. Konu - E-postanızın Konu satırı son derece önemlidir. Harika bir Konu satırı, okuyucuyu e-posta içeriğiniz hakkında meraklandırır. Okuyucunun dikkatini çekmek için sansasyonellikten kaçının. Temiz ve kısa cümleler kurmaya çalışın. Emoji, ünlem işareti ve soru işareti kullanmayın. Konu satırı yalnızca hedef kitleye ve mesajın amacına hitap etmelidir.
2. Resmi olarak selamlayın - En iyi selamlar ya basit bir "Günaydın / akşam / öğleden sonra" veya "İyi günler" dir. Bunu, "Saygıdeğer Efendim / Hanımefendi" ve ayrıca alıcıyı bir şekilde tanıyorsanız bir "Sevgili XYZ" izler. "Merhaba" veya "Merhaba" ile biraz daha az resmi bir ton uygulanır. Birine "evcil hayvan adları" veya başka bir sıfatla hitap etmek, son derece profesyonelce olmadığı için büyük bir HAYIR'dır.
3. Her zaman e-tanıtım - E-posta alıcılarını (iş arkadaşlarınızı) zaten tanıyorsanız, bu adımı atlayabilirsiniz. Ancak, e-postayı yazdığınız kişiyi / kişileri tanımadığınızı veya sadece soğuk satış e-postası yazdığınızı varsayalım. Bu gibi durumlarda, e-postanın başında e-tanıtım yapmalısınız. E-giriş, mesajın tonunu ve amacını belirler. Alıcı ayrıca sizi doğru kişiye cevap vermek veya yönlendirmek zorunda hisseder.
4. Madde işaretleri - Genel selamlar ve e-tanıtımlardan sonra e-postanızın ana gövdesi, e-postanızın ana mesajından veya amacından oluşur. Temiz cümleler kullanın ve kesin olun. Ana mesajı kalın veya altı çizili olarak vurgulayın. Kolay okunabilirliği artırmak için çok fazla önemli satır varsa madde işaretleri kullanmak en iyisidir. E-posta başına en fazla 10 puana bağlı kalmak en iyisidir.
5. Görsel olarak çekici tutun - E-postalarınızda "çok renkli gölgelendirici vurgular" kullanmayın. Yapıştırılacak en iyi renkler, evrensel olarak kabul edilen basit bir gri veya floresan bir sarıdır. Tek bir metin yazı tipine ve metin boyutuna, tercihen "calibri", "verdana" veya "arial" gibi profesyonel yazı tiplerine yapıştırın. E-posta metninizde herhangi bir resim veya küçük resim varsa, renk tonlarının gözleri yormadığından ve "logonuz" tarafından dikte edildiğinden emin olun.
6. Kısa ve öz - Hafife alınmasa da, harika e-posta yazımı için en önemli ipucu, uzun e-postalar yazmamaktır. E-posta başına 150 kelimeden fazlasını kullanmayın. Tekrarlamaktan kaçının ve e-postanızın ana amacını basit cümle yapılarıyla kısaca ele alın. Genel kısa sohbeti kesin ve e-postanızın tek bir kelime olmadığından emin olun. Klişeler veya gereksiz film diyalogları kullanmayın.
7. Emoji yok - Bugün olası tüm insan duyguları, hareketler ve diğer günlük aksesuarlar için bir emojimiz var. Ancak bunları resmi bir e-postada kullanmayın. Kitlenizin onlara nasıl tepki verdiğini ikinci kez tahmin edemezsiniz ve daha da kötüsü, bu emojiler e-postanızın birincil mesajını tamamen değiştirebilir. İş arkadaşınız iyi bir arkadaşsa, bunları idareli ve kendi takdirinize göre kullanın, ancak asla patronunuza göndermeyin!
8. Paylaşmadan önce gerçekleri ve alıcı listesini doğrulayın - E-postanızı paylaşmadan önce mesajınızın içerdiği her ayrıntıyı her zaman doğrulayın. Alıcı listesini doğrulayın, hepsinin e-postada işaretlenmesi gerekiyor mu? Bu küçük ama önemli alışkanlık, istenmeyen postaların yanı sıra iş yerindeki ilgili olmayan taraflara bilgi sızdırılmasını önleyecektir. Tescilli ve hassas verilere çok dikkat edin.
9. Ekleri kontrol edin - Yukarıdaki noktada belirtildiği gibi, e-postalar üzerinden ek şeklinde paylaştığınız dosyalar, hedef kitleniz için çok önemli olan hassas bilgiler olabilir. Dosya eklerinizi iki kez kontrol edin. E-postada paylaştığınız veya atıfta bulunduğunuz dosyalar hakkında alıcılarınızı bilgilendirmek için "Lütfen ekte bulun" veya "Buraya ekli" gibi ifadeler kullanın.
10. Zamanında ve anında yanıt verin - İş iletişiminde zaman çok önemlidir. Hızlı ve zamanında yanıt vermek, satışlarda ve çoğu ticari işlemde çok önemlidir. Ayrıca, satış kapanışlarınızı, anlaşma dönüşümlerinizi ve yatırımlarınızın kâr elde etmesi için gereken toplam geri dönüş süresini de etkileyebilir. Dahası, zamanında yanıt vermek, başkalarının işlerini iyi yapmasını sağlar ve sizi güvenilir bir takım oyuncusu olarak belirler. Buradaki bir diğer önemli nokta, çalışma saatleri dışında iyilik veya başka türlü e-posta yazmaktan kaçınmaktır. Bu sadece kaba kabul edilmiyor; aynı zamanda zihninizde gece gündüz iş düşünceleriyle iş hayatındaki taahhütlerinizi de etkileyebilir.
11. Çok fazla ünlem işareti kullanmaktan kaçının - Size önemsiz görünebilir, ancak bir e-postada çok fazla ünlem işareti olması, aşırı ifade ettiğiniz veya çok sabırsız olduğunuz ve alıcılarınızın yanıt vermesi için yeterli zaman bırakmadığınız anlamına gelir. Abartan ve dolayısıyla profesyonel olmayan biri gibi görünmenizi sağlar. Çok önemli bir ayrıntı veya olayı vurgulamak için genellikle tek bir ünlem kullanılır. İnsanların kutlama etkinliklerinde fazla ünlem kullandığı görülmüştür, bu nedenle bir sonraki tebrik e-postanıza dikkat edin.
12. Ses tonunuza dikkat edin - Yazılı bir mesaj, sözlü bir konuşmanın sağladığı vücut dilinden, yüz ifadelerinden ve diğer duygusal ipuçlarından arındırılır. Böylece yazılı mesajlar kolaylıkla yanlış anlaşılabilir. E-postanın tamamını büyük harflerle oluşturmayın, bu "kızgın" olduğunuz anlamına gelir. Ses tonunuzu cümle kurgusunda izleyin, saldırgan veya kibirli görünmediğinizden emin olmak için iki kez onaylayın.
13. Her zaman düzeltme - Biz insanız ve hatalar yaparız veya önemli ayrıntıları gözden kaçırırız. Bu nedenle, gönder düğmesine basmadan önce son e-posta kopyasını okuduğunuzu kanıtlamak en iyisidir. Cinsiyete uygun selamlar, dil bilgisi düzeltmeleri ve yazım hatalarını kontrol edin. Günümüzde pek çok e-postada otomatik olarak "hazır yanıtlar" öneren yerleşik araçlar var. Size zaman kazandırmak için bunları akıllıca kullanın.
14. Takipler - İki günlük bir aralık, acil olmayan e-postalar için iyi bir aralık olarak kabul edilir. Acil e-postalar için, 3 saat boyunca yanıt alınmaması, takip etmeniz gerektiği anlamına gelir. Bu konuda başka bir cevap yok ve acilse, bu kişiyi en iyi şekilde arayabilirsin, eğer onların numarası varsa. Değilse, bekle. Aciliyetinizin açık bir nedeni olan takip mesajlarınızda kibar olun.
15. E-imzalar - Bunlar bir zorunluluktur ve bir sahtekar olmadığınızı doğrulayan temel unsurları içerir. E-posta imzanız adınızı, iş unvanınızı ve şirket logosunu veya web adresini içermelidir. Uzun ilham verici alıntılar kullanmayın, bu sizin için motive edici görünebilir, ancak kesinlikle profesyonelce değildir. Ayrıca, gereksiz ve gereksiz olduğu için e-posta adresinizden de kaçının. İmza uzunluğu maksimum üç ila dört satırdan fazla olmamalıdır.

Sağduyu ile ilgili diğer önemli ipuçları ve daha fazlası, işle ilgili olmayan makaleleri ve web bağlantılarını iş e-posta kimliğinizde paylaşmaktan kaçınmaktır. İşle ilgili olmayan dijital dergilere ve haber bültenlerine kaydolmayın. İş e-postanızı dedikodu yapmak veya sizi kötü amaçlı yazılımlara maruz bırakabilecek sahte web bağlantılarını açmak için kullanmayın. Kızgın e-posta yanıtları, özellikle bu günlerde fazla çalıştığımızda gözlemlenen başka bir yaygın alışkanlıktır.

Herhangi bir e-postanın basit mantrası:

• Bu e-postada bu bilgiye ihtiyaç var mı?
• Bunu paylaşma yetkim var mı?
• Bu alıcı bu "bilgi" için yetkili mi?
• Bu bilgi bir e-posta gerektiriyor mu?

Ezici görünebilir, ancak tutarlı olun. Pratik yapmak sizi etkili e-posta yazmada yetkin hale getirecektir.

Bu makaleyi faydalı buldunuz mu? Bu ipuçlarından hangisini denediniz? Okurlarımıza sunabileceğiniz başka ipuçları var mı? Sizden haber almak isteriz!